O tempo tem sido bom conselheiro das organizações que optam por um ERP na cloud. Vantagens como a facilidade de implementação e a boa relação custo/benefício têm levado à expansão deste tipo de solução.
Sem necessidade de instalação de hardware, escaláveis e perfeitamente adaptados a uma implementação simultânea em diferentes geografias e áreas organizacionais, os ERP na cloud proporcionam um acompanhamento flexível e eficaz no crescimento das empresas, constituindo cada vez mais uma séria opção estratégica para as PME e os negócios emergentes.
No entanto, cada negócio tem características únicas e implementar um ERP é um processo que requer tempo, compromisso e um planeamento adequado. Deixamos por isso sete breves dicas a ter conta, que sublinham a importância de alguns factores na implementação de um ERP na cloud.
Identificar as necessidades e objectivos do negócio para criar uma estratégia de ERP eficaz
Envolver toda a organização na adopção e customização do sistema
Um sistema ERP abrange todo o ciclo de vida do negócio. Garantir o envolvimento alargado do stakeholders nos estágios iniciais da discussão de ideias e incorporar os seus contributos na determinação de requisitos, na escolha e customização do sistema, bem como na formação a ministrar são aspectos a ter em conta. A equipa de TI, por seu turno, deve estar preparada para acompanhar e responder às necessidades quotidianas dos utilizadores, contribuindo para a adopção generalizada do sistema por todo o ecossistema organizacional.
Assegurar um controlo orçamental consistente
A implementação de um ERP visa a optimização de custos, mas constitui ela própria um investimento, que tenderá a ser maior no caso dos negócios com necessidades mais específicas. A gestão do orçamento alocado a esse processo deve ser por isso objecto de um especial rigor e a opção por um gestor de projecto dedicado pode revelar-se muito adequada.
Definir métricas de desempenho rigorosas
O impacto do novo sistema no negócio deve ser mensurável de forma objectiva e rigorosa. Definir métricas de desempenho é essencial para avaliar a eficácia da implementação e garantir que esta segue o rumo certo, sendo tomadas as medidas preventivas, correctivas ou mitigadoras sempre que necessário.
Efectuar a transferência de conhecimento necessária
Cada utilizador deve deter as competências necessárias para tirar o máximo partido do sistema. A transferência de conhecimento deve começar antes da implementação do sistema. Cada utilizador deve, de forma gradual e incremental, ir tomando consciência da potencial mais-valia do novo ERP para a sua função e actividades.
Testar o novo sistema. Comparar ao anterior. E voltar a testar.
A integração do novo sistema com os preexistentes e a substituição gradual do sistema anterior carecem de testes contínuos e exaustivos. Não basta testar as funcionalidades do novo sistema na execução das tarefas de sempre. É necessário que todo o trabalho quotidiano possa ser processado durante algum tempo em paralelo em ambos sistemas – novo e cessante – para que cada colaborador ganhe a confiança e a experiência adequadas a uma transição suave e com reduzidos índices de falha.
“Go Live” com segurança e assegurar o acompanhamento em produção
Sistema configurado. Testes efectuados. Colaboradores formados, motivados e confiantes. É chegado o momento do “go live”. Mas nada acaba aqui. Na verdade, tem início uma nova fase. No seio da empresa surgirão novas necessidades e desafios. E no mercado, ficarão disponíveis novas funcionalidades avançadas, módulos de formação e muitas actualizações que importa acompanhar. Estar atento às novidades, manter os colaboradores actualizados na sua formação acompanhar o desempenho do novo ERP são então os “to dos” a colocar na agenda para um desempenho optimizado e sustentável do negócio.
Antes de mais, é essencial identificar as reais necessidades da empresa, e a partir daí, definir o âmbito e objectivos da estratégia de ERP. Estudar o actual sistema, sintetizar as suas deficiências, saber quais os processos-chave, bem como os KPI’s (Key Performance Indicators) determinantes para a organização são os primeiros passos. Depois, segue-se a clarificação dos benefícios que se pretende assegurar. Finalmente, há que definir uma matriz de responsabilidades: a gestão da implementação será exclusivamente interna, ou incluirá também especialistas externos?
Fontes:
7 Tips For Implementing A Cloud ERP System